חברות, עמותות, ארגונים, מוסדות, מפלגות ואפילו אנשים פרטיים, מבקשים לארגן לא פעם כנסים בתל אביב. לכל כנס יש מטרה שונה וכן מוזמן אליו קהל אחר בצורות שונות. בהתאם, צריך לדעת כיצד לשכור אולם כנסים בעיר שיתאים לסוג הכנס שמבקשים לארגן.
לפני שנסביר כיצד מתבצעת השכרת אולם כנסים בתל אביב, נסביר תחילה את ההבדלים בין הכנסים השונים וקהל האורחים שלהם. כנסים נערכים מסיבות שונות. הם יכולים להיערך מתוך כוונה לעלות מודעות לנושא מסוים, מתוך כוונה לדון בדברים מסוימים ולהגיע להחלטות, להתעסק בתחום מקצועי ולבצע סיעור מוחות בין המשתתפים בכנס ועוד. לכל כנס יש את הסיבות מדוע המארגנים מבקשים לערוך אותו.
לכל כנס מוזמן גם סוג קהל מסוים. ישנם כנסים שהכניסה היא פתוחה לכולם, בחינם או בתשלום, ישנם כנסים שהכניסה מיועדת רק לבעלי מקצוע בתחום. לעומת זאת, ישנם כנסים שמיועדים רק לחברים בגוף מסוים, למשל, כנסים מפלגתיים או כנסים של מקום עבודה. בהתאם לסוג הכנס וקהל היעד, תיקבע גם התוכנית שלו.
אחד השלבים הראשונים בתהליך התכנון, הוא השכרת אולם כנסים בתל אביב שיתאים לאופי, סוג וגודל הכנס. המטרה שהאולם יהיה מסוגל להכיל את כל המשתתפים ולספק להם חווית טובה, כזו שתאפשר להם לחזור הביתה עם התובנות הנדרשות ואם הכנס ייערך שוב שנה לאחר מכן, אזי שהם ירצו לחזור אליו.
איך בוחרים אולם כנסים בתל אביב?
על מנת לבחור אולם כנסים בתל אביב, צריך תחילה להתייחס לשאלות כגון, איזה כנס רוצים לערוך, כמה אנשים מתכננים להזמין אליו וכמה ימים הוא אמור להימשך. ישנם כנסים שנמשכים יום אחד וישנם כנסים הנמשכים מספר ימים, ישנם כנסים שכוללים מספר גדול של אנשים, לעומתם ישנם כנסים עם עשרות אורחים בודדים. אלו מאפיינים חשובים מאחר והם יכולים להשפיע לא מעט על גודל האולם שצריך לחפש וכן על המיקום שלו.
בנוסף, בשביל למצוא אולם כנסים בעיר, צריך לבחון איפה הוא ממוקם ומה הוא מציע לטובת ארגון ועריכת הכנס. למשל, האם המתחם כולל חדרי ישיבות, חדרי הרצאות או רק אולם אחד המיועד לכנס וזהו. יש לבחון האם המתחם כולל גם חדרי מנוחה, חדרים בהם אפשר לשבת ולשתות קפה ביחד, האם יש מסעדה או מקום אחר שניתן לשבת ולאכול בו.
מומלץ לבדוק גם האם המקום כולל חניון, האם ניתן להגיע אל המקום בתחבורה ציבורית, ובכלל עד כמה נוח ונגיש המקום עבור אורחים המגיעים מהעיר או ממקומות אחרים מחוץ לתל אביב.
השכרת אולם כנסים בתל אביב היא תהליך לא מורכב, ובכל זאת, רצוי ללמוד את הנושא, להכיר את האולמות השונים, למצוא ולשכור אולם מספיק זמן לפני מועד הכנס, בשביל שיהיה ניתן לארגן אותו בצורה מסודרת.
